Clockify vs. Toggl: Wann das kostenlose Tool an Grenzen stößt

Beim Vergleich Clockify vs. Toggl entscheidet nicht allein der Preis. Wer Kundenprojekte abrechnet, braucht neben einer Zeiterfassung oft abrechenbare Stunden, Projektbudgets, aussagekräftige Berichte und einen brauchbaren Rechnungsexport. Genau an diesen Punkten zeigen sich die Grenzen der kostenlosen Tarife.

Clockify vs. Toggl im direkten Überblick

Beide Tools eignen sich für die grundlegende Zeiterfassung. Du kannst Arbeitszeiten einem Kunden oder Projekt zuordnen und anschließend auswerten. Unterschiede entstehen, sobald aus den erfassten Stunden eine belastbare Projektabrechnung werden soll.

Kriterium	Clockify Free	Toggl Track Free
Zeiten per Timer und manuell erfassen	Ja	Ja
Projekte und Kunden anlegen	Ja	Ja
Stunden als abrechenbar markieren	Nein	Nein
Stundensätze hinterlegen	Nein	Nein
Zeitbudget eines Projekts überwachen	Nein	Nein
Bericht als PDF exportieren	Ja, maximal 31 Tage pro Bericht	Ja
Rechnung aus erfassten Zeiten erzeugen	Nein	Ja, mit Toggl Logo und ohne automatisch berechneten Betrag
Geeignet für eine vollständige Kundenabrechnung	Nur mit externen Hilfsmitteln	Nur mit manuellen Ergänzungen

Clockify Free wirkt zunächst großzügig, wird inzwischen aber auf fünf aktive Nutzer begrenzt. Berichte können nur für Zeiträume von höchstens 31 Tagen erzeugt werden. CSV- und Excel-Exporte sowie abrechenbare Stunden benötigen mindestens den Basic-Tarif.

Toggl Track Free konzentriert sich ebenfalls auf die reine Zeiterfassung. Eine PDF-Rechnung lässt sich zwar erstellen, doch Stundensätze und automatisch berechnete Abrechnungsbeträge sind Funktionen des Starter-Tarifs. Auch Projektzeitschätzungen und Warnungen bei erreichtem Budget beginnen dort.

Die breitere Einordnung von Zeiterfassung, Projektcontrolling und Abrechnung findest du im großen Vergleich der Zeiterfassungstools für Agenturen.

Der Praxistest mit einer identischen Projektabrechnung

Für den Vergleich wurde in beiden Tools derselbe Ablauf durchgespielt:

Ein Kundenprojekt anlegen und mehrere Arbeitszeiten erfassen.
Einzelne Einträge als abrechenbar markieren.
Den Zeitverbrauch mit dem Projektbudget vergleichen.
Eine Rechnung aus den erfassten Stunden exportieren.

Im kostenlosen Clockify-Tarif gelingt nur der erste Schritt vollständig. Nach Ende des Testzeitraums fehlen der Schalter für abrechenbare Einträge, hinterlegte Stundensätze und Projektbudgets. Ein PDF-Bericht ist möglich, ersetzt aber keine aus den Zeiten erzeugte Rechnung. Für die Abrechnung müsste man die Daten manuell in eine Tabellenkalkulation oder Rechnungssoftware übertragen.

Bei Toggl Track Free lassen sich die Zeiten ebenfalls problemlos erfassen. Die Kennzeichnung als abrechenbar und die automatische Berechnung anhand eines Stundensatzes setzen jedoch einen kostenpflichtigen Tarif voraus. Der Rechnungsexport ist bereits kostenlos verfügbar. Die Positionen und Beträge müssen ohne Stundensatzfunktion manuell ergänzt werden, außerdem trägt das PDF das Toggl Logo. Ein hinterlegtes Zeitbudget mit Fortschrittskontrolle ist im Free-Tarif nicht möglich.

Mit Toggl Track Starter lässt sich der getestete Ablauf deutlich geschlossener abbilden. Abrechenbare Stunden, Stundensätze, Projektzeitschätzungen und Warnungen stehen innerhalb eines Tarifs zur Verfügung. Eine PDF-Rechnung kann direkt aus einem Bericht erzeugt werden. Wer dagegen feste Geldbudgets, historische Stundensätze oder detaillierte Profitabilitätsdaten benötigt, muss prüfen, ob Premium erforderlich ist.

Clockify verteilt denselben Prozess über mehrere Tarifstufen. Abrechenbare Stunden und Zeitbudgets beginnen bei Basic. Die integrierte Rechnungsstellung gehört zum Standard-Tarif. Geldbasierte Budgets und weitergehende Kostenanalysen liegen im Pro-Tarif. Dadurch kann Clockify pro Nutzer günstiger anfangen, der tatsächlich benötigte Tarif hängt aber stärker vom letzten Schritt im Arbeitsablauf ab.

Was der Kostenrechner bei 18 Kombinationen zeigt

Ein reiner Vergleich der Einstiegspreise greift zu kurz. Unser Kostenrechner ermittelt deshalb den effektiven Monatspreis für mindestens 18 Kombinationen. Dafür werden drei Teamgrößen mit sechs Funktionspaketen kombiniert:

Funktionspaket	Geprüfter Bedarf
Basis	Zeiten erfassen und Projekte zuordnen
Abrechnung	Abrechenbare Einträge und Stundensätze
Datenexport	CSV- oder Excel-Berichte
Zeitbudget	Sollstunden mit tatsächlichen Stunden vergleichen
Rechnung	Rechnung aus erfassten Zeiten erzeugen
Controlling	Geldbudget, Kosten und Profitabilität prüfen

Diese sechs Anforderungen werden jeweils für einen, fünf und zehn Nutzer berechnet. Maßgeblich ist nicht der günstigste beworbene Tarif, sondern die niedrigste Tarifstufe, die alle ausgewählten Funktionen enthält. Bei kostenpflichtigen Plänen wird jeder benötigte Nutzerplatz berücksichtigt.

Das Ergebnis der 18 Kombinationen lässt sich auf drei praktische Fälle verdichten:

Für reine persönliche Zeiterfassung entstehen bei beiden Tools keine monatlichen Lizenzkosten.
Für abrechenbare Stunden und Zeitbudgets reicht bei Toggl Track in vielen Fällen Starter. Bei Clockify kann Basic genügen, solange keine integrierte Rechnung oder geldbasierte Budgetkontrolle benötigt wird.
Für einen durchgängigen Ablauf bis zur Rechnung muss bei Clockify mindestens Standard einkalkuliert werden. Wird zusätzlich ein Geldbudget benötigt, verschiebt sich die Rechnung in Richtung Pro. Bei Toggl Track kann Starter ausreichen, wenn ein Zeitbudget genügt.

Clockify ist daher nicht automatisch die preiswertere Wahl, nur weil sein erster kostenpflichtiger Tarif niedriger angesetzt ist. Bei größeren Teams kann der niedrigere Preis pro Platz viel ausmachen. Benötigt das Team jedoch Funktionen aus zwei höheren Tarifstufen, verändert sich der effektive Monatspreis deutlich.

Welches Tool passt zu welchem Arbeitsablauf?

Clockify Free passt zu Einzelpersonen und kleinen Teams, die Arbeitszeiten dokumentieren und monatliche PDF-Berichte erstellen möchten. Für interne Projekte oder eine lose Erfolgskontrolle kann das ausreichen. Bei mehr als fünf aktiven Personen, längeren Berichtszeiträumen oder einer Kundenabrechnung wird ein Upgrade beziehungsweise ein zusätzliches System notwendig.

Clockify in einem kostenpflichtigen Tarif ist interessant, wenn die Kosten pro Nutzer besonders stark gewichtet werden und sich der benötigte Funktionsumfang klar einer Tarifstufe zuordnen lässt. Vor der Entscheidung sollte geprüft werden, ob Zeitbudgets genügen oder ob Geldbudgets, Rechnungen und Profitabilitätsdaten gebraucht werden.

Toggl Track eignet sich für Teams, die einen möglichst zusammenhängenden Ablauf von der Zeiterfassung bis zur Rechnung wünschen. Der kostenlose Tarif erlaubt bereits einen einfachen Rechnungsexport, bleibt bei automatischer Abrechnung und Budgetkontrolle aber eingeschränkt. Starter ist vor allem dann relevant, wenn Stundensätze, abrechenbare Zeiten und Projektzeitschätzungen gemeinsam benötigt werden.

Premium lohnt sich nicht allein wegen umfangreicherer Berichte. Der Aufpreis wird eher durch Funktionen wie historische Stundensätze, feste Projektpreise, Profitabilitätsanalysen, Freigaben und strengere Regeln für Zeiteinträge begründet.

Häufige Fragen

Ist Clockify wirklich dauerhaft kostenlos?

Clockify bietet einen kostenlosen Tarif für die grundlegende Zeiterfassung. Dieser ist aktuell auf fünf aktive Nutzer begrenzt. Abrechenbare Stunden, CSV- und Excel-Exporte, längere Berichtszeiträume sowie weitere Abrechnungsfunktionen setzen einen kostenpflichtigen Plan voraus.

Kann ich mit Toggl Track Free Rechnungen schreiben?

Ja, aus einem Bericht kann eine PDF-Rechnung erzeugt werden. Im kostenlosen Tarif trägt sie das Toggl Logo. Da Stundensätze eine Starter-Funktion sind, muss der Rechnungsbetrag ohne Upgrade manuell ergänzt werden.

Ist Clockify oder Toggl günstiger für fünf Nutzer?

Das hängt von den benötigten Funktionen ab. Bei reiner Zeiterfassung bleiben beide Optionen kostenlos, sofern die jeweilige Nutzergrenze eingehalten wird. Für Abrechnung, Budgets und Rechnungen muss der Preis der tatsächlich erforderlichen Tarifstufe mit fünf Plätzen berechnet werden.

Wann lohnt sich der Wechsel von Clockify zu Toggl Track?

Ein Wechsel kann sinnvoll sein, wenn die kostenlose Clockify-Version zu viele manuelle Zwischenschritte verursacht und Toggl Track den benötigten Ablauf in einer passenden Tarifstufe bündelt. Vorher sollten Datenexport, laufende Projekte, benötigte Berichte und die Gesamtkosten aller Nutzerplätze geprüft werden.